Digitalizace dokumentů, využívání aplikací a přenos dat v reálném čase dodnes není ve všech odvětvích samozřejmostí. Jedna spediční společnost, která se zaměřuje na dopravu zemědělských komodit, ještě donedávna pracovala výhradně s papírovými dokumenty, které si řidiči a odpovědní pracovníci dispečinku předávali běžnou poštou. Tok informací tak byl značně pomalý, fakturace probíhala s velkým zpožděním a informovanost zákazníků o procesu měla velmi nízkou úroveň. V Paul Advisory jsme si poradili i s touto výzvou.
Výchozí stav
Řídící dispečink s nepřetržitou službou telefonem kontaktuje volného řidiče a předá mu informace o nové zakázce (např. převezení 30 tun obilí z bodu A do sila B). Řidič postupně odváží náklad, dokud není převezeno vše. O každé jízdě vede záznam (počet najetých km), přičemž dokladem o převezeném objemu je tzv. „Vážní lístek“ – záznam z váhy ve výkupu. Výkazy jízd stejně jako vážní lístky shromažďuje řidič u sebe. Na konci měsíce řidič zkompletuje podklady a poštou je odešle dispečinku. Dispečink porovná výkazy jízd s vážními lístky a toto celé pak s nasmlouvanými zakázkami. Teprve následně je vystavena faktura zákazníkovi.
Tento proces funguje beze změny cca 15 let. Trpí však těmito nedostatky:
- dispečink nemá informace o průběhu plnění služby a nedokáže odpovědět na elementární dotazy zákazníka (kolik už bylo odvezeno, kdy bude odvezeno vše, stihneme odvézt vše do…)
- dojde-li k jakémukoli problému, dozvídá se to dispečink jako poslední
- fakturace probíhá 30-45 dnů po dodání služby, což způsobuje negativní dopad do cash-flow spediční společnosti
- zákazník často urguje dodání faktury, protože má zájem případ uzavřít
- celý proces běží dle zvyku, bez dokumentace, vstup jakéhokoli dalšího pracovníka (nový řidič nebo subdodavatel dopravy) je komplikovaný s velkým množstvím problémů
V průběhu projektu byl celý proces popsán a byly zrealizovány tyto změny:
- řidiči provádí záznam o jízdě v okamžiku vykládky
- do záznamu o jízdě byl doplněn prostor pro komentář odběratele
- do záznamu o jízdě byly doplněny informace o stavu zakázky (odvezeno x tun z celkem y, vše bude odvezeno do …..)
- záznam o jízdě i s vážním lístkem řidič fotografuje chytrým telefonem a odesílá na dispečink
- dispečink zpracovává záznamy o jízdách průběžně a informace vkládá do informačního systému pro řízení zakázek
- faktura je vystavena zákazníkovi nejpozději jeden den po ukončení zakázky
- celý proces byl zdokumentován a byl vytvořen manuál pro řidiče
- byla upravena směrnice pro dispečink a byly upraveny vzory smluv se zákazníky
Navržené řešení bylo otestováno a úspěšně nasazeno. V současnosti proces běží bez odchylek. Spediční společnost zaznamenala tyto přínosy:
- proces fakturace byl zkrácen z 30-45dnů na 1 den
- dispečink je přesně informován o stavu každé zakázky a dokáže v předstihu informovat zákazníka o jakékoli odchylce
- výrazně vzrostla spokojenost zákazníků – zadavatelů přepravy, což se projevilo v skokovém nárůstu zakázek
V současnosti je připravována druhá etapa projektu, která spočívá ve vytvoření zakázkové aplikace pro chytrý telefon propojené s informačním systémem dispečinku. Řidič bude vést evidenci jízd v chytrém telefonu a záznam o jízdě spolu s fotografií vážního lístku bude automaticky importován do informačního systému.
Toto řešení přinese následující zlepšení:
- odpadne nutnost údaje přepisovat a data tak budou v systému v reálném čase
- dispečink bude mít kontrolu nad výkonem řidiče v reálném čase
- bude možné zprovoznit zákaznický portál, kde zákazník uvidí on-line stav své zakázky (kolik jízd bylo provedeno, kolik bylo najeto km, kolik tun bylo převezeno včetně možnosti prohlédnout si fotografii vážního lístku)